１週間に１度はサテライトに行って、職員からの相談や、書類のチェックをしています。
数年前から「チャットワーク」を導入していますが、遠隔地の職員との連絡には便利ですね。有料版なので過去の職員とのやり取りや添付資料も履歴が残っているので、「あの時の・・・」という時に重宝しています。また、「マイコモン」でスケジュール管理をしており、お客様との日程は職員が各自登録してくれるので、どこに居てもスマホで確認できるので、出先で日程調整ができて便利です。もちろんソフトは課金制度が主ですので、使用ソフトの増加、使用料の値上げ、人員の増加に伴って、年々経費が増えていますが、従前のサーバーシステムには戻れません。
クラウドにすると、とにかく便利になります。当社が完全クラウドにしてから２年になります。職員も便利なことは実感していると思います。
スキャン保存により、申告書の控えの保存を７年保存から５年保存へと変更し、現在は３年保存になりました。
今、取り組んでいるのは１年のみ保存です。届出等の永年保存文書もスキャンして廃棄の作業をしています。いずれは、１年保存もしないようにしたいと考えています。それが実現すれば、開業以来取り組んでいたペーパーレス事務所がようやく実現します。
時代の変化により、クラウドストレージの利用が可能となり、光回線により会計をはじめとした各種クラウドソフトが利用できるようになったために実現できるようになりました。先日も久しぶりに銀行等で使われている書類を上からスキャンして取込む機器を購入して使ってみたました。職員からの提案です。昔より機能が充実しており、数台追加したらどうかとの提案を受けるなど、実用的になってきました。これで同メーカーの３種類のスキャナを駆使して書類を取り込めるようになり、ますます便利になってゆきます。
IT技術が日々進化しており、お客様は「ついていけない・・・」と言っていますが、私としては開業当時から思っていたことが段々と実現しており、事務所の発展とともに環境も理想に向けて成長しているようで、今後も何と進化について行き、技術の恩恵を受けて行きたいと思っています。そして、その経験がお客様にも提供できたら良いと考えています。